En stor del af dialogen mellem en leder og dennes ansatte foregår mundtligt. Dette bidrager naturligvis til en mere dynamisk og flydende arbejdsgang, men det kan dog være svært for begge parter efterfølgende at dokumentere, hvad der blev sagt. Fra tid til anden spørger vores medlemmer, om det vil være okay at optage en samtale med en leder. Det er naturligvis helt legitimt, hvis denne samtykker til optagelsen – spørgsmålet er dog, om det stadig er i orden, hvis lederen ikke ved, at vedkommende bliver optaget.
Må jeg optage en samtale?
Udgangspunktet i straffeloven er, at du gerne må optage en samtale, selvom de øvrige deltagere i samtalen ikke har kendskab til optagelsen. Dette gælder dog kun, hvis du selv deltager i samtalen. Straffeloven forbyder hemmelig aflytning og optagelser af samtaler mellem andre.
Baggrunden herfor er, at optagelsen af en samtale, som du selv er en del af, alene indebærer, at de oplysninger som den optagede part selv har ønsket at videregive til optageren, bliver fastholdt.
Selvom du har ret til at optage en samtale, må du naturligvis kun bruge optagelsen til et lovligt formål. Anvender du således en optagelse for selv at holde styr på, hvad der blev sagt, vil det som udgangspunkt ikke være et brud på straffeloven. Hvis du derimod offentliggør en optagelse eller deler den med nogle, som ikke deltog i samtalen, kan det potentielt være en overtrædelse af straffelovens regler om privatlivets fred.
Særligt om optagelser i ansættelsesforhold
Ovenstående er dog blot straffelovens udgangspunkt. Når det kommer til optagelser på en arbejdsplads, bør man også have ansættelsesretlige regler for øje.
Det er naturligvis ikke fremmende for arbejdsmiljøet, og for et godt og tillidsfuldt samarbejde, hvis man går rundt og optager adskillige samtaler på arbejdspladsen. I et ansættelsesforhold er du underlagt loyalitetspligten, hvilke betyder, at du ikke må handle illoyalt over for arbejdsgiver. Illoyal opførsel og tillidsbrud kan være misligholdelse af dit ansættelsesforhold, med dertilhørende mulighed for ansættelsesretlige konsekvenser. De konkrete konsekvenser vil afhænge af misligholdelsens karakter, men i værste fald kan en grov misligholdelse føre til en bortvisning.
Det er op til en konkret vurdering, om en optagelse i et ansættelsesforhold og en efterfølgende anvendelse af optagelsen må anses for at være illoyal. Ved denne vurdering afvejer man hensynet til medarbejderen som optager samtalen over for hensynet til chefen. Det samme gør sig umiddelbart gældende ift. optagelser af samtaler med kollegaer.
I en Højesteretsdom fra 2019 om en medarbejders optagelse af samtale med sin chef, lagde man ved vurderingen af en medarbejders misligholdelse særligt vægt på følgende elementer:
– Formålet med optagelsen
– Baggrunden for optagelsen
– Om medarbejderen havde en særlig anledning til at sikre sig bevis for tilsidesættelse af sine rettigheder
– Hvilke oplysninger medarbejderen forventede eller havde til hensigt at optage
– Hvordan medarbejderen efterfølgende anvendte oplysningerne
Overordnet set kan det i nogle tilfælde betragtes som et sagligt formål, hvis man optager en samtale for at bevise, at virksomheden ikke overholder regler over for medarbejderne, men det vil altid afhænge af en samlet vurdering af alle elementer. Derfor bør du altid overveje, hvad formålet med optagelsen er, og om dette formål også kan forfølges uden en optagelse eller selvom du oplyser chefen om optagelsen. I mange tilfælde vil formålet lige så godt kunne efterkommes, ved at man f.eks. laver et beslutningsreferat, som begge parter efterfølgende kan godkende, eller ved eksempelvis at have andre ører, i form af en bisidder, med til en vigtig samtale.
Særligt i forhold til det indholdsmæssige skal bemærkes, at der som udgangspunkt ikke må optages oplysninger om rent private forhold, som ikke er relevante for at forfølge formålet. Ligeledes vil hensynet til arbejdsgiver også vægtes højere, hvis optagelsen vedrører oplysninger, som bør være fortrolige af hensyn til virksomheden.
Generelt vil det ved vurderingen af misligholdelsen have betydning, hvis optagelsen ikke var nødvendig – eller hvis den gik videre end det nødvendige for at opfylde et sagligt formål. Proportionalitet har således også afgørende betydning ved afvejning af parternes interesser.
Hvis der konkret bliver gjort opmærksom på, at en samtale ikke må optages, eller en mødedeltager frabeder sig, at blive optaget, skal dette som udgangspunkt respekteres, og en optagelse vil som udgangspunkt ikke være tilladt, medmindre meget tungtvejende hensyn taler for det.
Databeskyttelsens regler
Udover de ansættelsesretlige og strafferetlige regler skal man også være opmærksom på, at man ved optagelse og opbevaring af en samtale bliver dataansvarlig for den pågældende data. Det betyder, at almindelige regler om personoplysninger og databeskyttelse også bliver aktuelle. Også her vil et sagligt formål med optagelsen kunne udgøre en legitim hjemmel til at foretage en optagelse i medfør af interesseafvejningsreglen i persondataloven.
Det skal bemærkes, at selvom interesseafvejning således er relevant både i forhold til en ansættelsesretlig misligholdelse og et databeskyttelsesmæssigt brud, er afvejningen og praksis ikke nødvendigvis den samme ud fra de to regelsæt. Enhver overtrædelse af databeskyttelseslovgivningen behøver derfor ikke at udgøre en misligholdelse af ansættelsesforholdet, der sagligt kan medføre opsigelse eller bortvisning.
Man skal også være opmærksom på, om man efter persondatalovens regler om oplysningspligt har pligt til at oplyse den optagede person om optagelsen. Alt efter hvilket formål optagelsen har, er det ikke sikker, at formålet kan opfyldes, hvis man informerer om optagelsen på tidspunktet for indsamlingen, men god databehandlingsskik tilsiger dog, at man I så fald bør underrette vedkommende snarest muligt.
Ligeledes indeholder de databeskyttelsesmæssige regler også bestemmelser om videregivelse af oplysninger og indholdet af oplysningerne. Man bør derfor også overveje, om man, som medarbejder, har en legitim og nødvendig interesse i at videregive oplysningerne til dem, som de videregives til, samt om man opbevarer og videregiver hele optagelsen eller blot de dele af optagelsen, som er relevant.
Må arbejdsgiver også optage mig?
En arbejdsgiver kan også have interesse i at aflytte sine medarbejdere og optage samtaler. Dette er særligt udbredt ved medarbejderes telefonsamtaler med kunder og kollegaer, og altså ikke i samtaler, hvor lederen selv er til stede. Som udgangspunkt kan sådanne optagelser også være legitime, såfremt det følger et sagligt formål – dette kunne eksempelvis være oplæring og forbedring af service, men det kræver dog typisk, at medarbejderen er informeret om, at samtalerne bliver optaget og evt. også aflyttet. Vi har i en tidligere udgave af Maskinmesteren skrevet yderligere angående arbejdsgivers kontrolforanstaltninger, hvor overvågning og optagelse også indgår.
Samlet set
I sidste ende skal du derfor nøje overveje det formål du har med at optage en samtale, hvordan du opbevarer oplysningerne, hvem du deler dem med, og om der er øvrige midler du kan anvende, som er mindre indgribende, for at opnå dit formål.
Selvom du efter straffeloven i mange tilfælde lovligt kan optage en samtale, kan en optagelse stadig være i strid med dine ansættelsesmæssige forpligtelser og regler om databeskyttelse, og derfor skal du tænke dig om, inden du vælger at optage en samtale, uden at oplyse modparten herom. Efter begge regelsæt kan dine interesser i en konkret situation imidlertid være tilstrækkeligt tungtvejende til, at de overstiger hensynet til arbejdsgiver. Derfor kan en hemmelig optagelse af en samtale nogle gange være den bedste måde hvorpå, du kan sikre dine rettigheder eller påvise arbejdsgivers utilstrækkelige opførsel.
I sidste ende vil vi anbefale, at du søger juridisk rådgivning, hvis du har et problem på din arbejdsplads, som du kun ser løst ved at foretage optagelser. I så fald bør du kontakte Arbejdsmarkedsafdelingen ved Maskinmestrenes Forening for nærmere rådgivning, inden du gør noget, der efterfølgende kan have konsekvenser eller som ikke kan anvendes.
Skrevet af juridisk konsulent Kristine Maria Kramer.