Når man forlader en arbejdsplads, vil de fleste have et ønske om at efterlade opgaver og materiale på en pæn, overskuelig og ordentlig måde. Derfor er det ikke unormalt, at den sidste periode af et ansættelsesforhold særligt har fokus på overdragelse af opgaver og oprydning i sagsakter. Dog bør man også være tilbageholdende med at slette for meget materiale – det kan have konsekvenser!
Når du sender, modtager og udarbejder e-mails og dokumenter i forbindelse med udførelsen af dit arbejde, vil alt dette materiale som udgangspunkt være din arbejdsgivers ejendom. Derfor må du ikke uden videre slette alle dine e-mails og dokumenter – heller ikke når du fratræder din stilling.
Som led i en medarbejders helt almindelige arbejdsopgaver vil der typisk løbende være oprydning og sletning af materiale, som ikke er nødvendigt at gemme. Har materiale ingen værdi og betydning, er det selvsagt også tilladt at slette dette.
Da materialet imidlertid er arbejdsgivers ejendom, skal man være varsom med, hvor meget man sletter – og særligt hvad man sletter. Når man fratræder sin stilling, kan der endvidere være ekstra opmærksomhed på medarbejderens ageren. Typisk sletter medarbejderen flere filer end normalt og måske kan medarbejderen have følelser i klemme med arbejdsgiver ovenikøbet – derfor er det ofte i opsigelsessituationer, at sletning af filer bliver et problem.
Opbevaring og sletning af filer
Som medarbejder skal man naturligvis udføre sit arbejde efter bedst mulig evne, samt behandle arbejdsgivers ejendom på ordentlig vis. Dette følger af den helt almindelige loyalitetspligt, som er en del af ethvert ansættelsesforhold, hvorunder begge ansættelsesaftalens parter er forpligtet til at varetage den anden parts interesser i rimeligt omfang.
Nogle arbejdsgivere har måske politikker for, hvordan materiale skal opbevares og slettes, mens man andre steder må forsøge sig frem med sund fornuft og tage en snak med arbejdsgiver ved tvivl. Fælles er dog – politik eller ej – at man skal håndtere arbejdsgivers materiale loyalt.
Oplyser arbejdsgiver at noget materiale har særlig værdi for virksomheden, eller bør man som medarbejder indse, at materiale er af betydning, skal det derfor opbevares ordentligt og i overensstemmelse med interne retningslinjer eller redelig og almindelig praksis. Det vil som udgangspunkt være en illoyal handling, hvis man som medarbejde sletter arbejdsrelaterede oplysninger, som har betydning og værdi for virksomheden.
Hvornår kan bortvisning blive aktuel?
Loyalitetspligten gælder fra ansættelsesaftalens indgåelse og som altovervejende hovedregel indtil medarbejderen fratræder sin stilling. Loyalitetspligten gælder således også i en opsigelsesperiode, hvor medarbejderen stadig er ansat. Overtrædelse af loyalitetspligten vil være en misligholdelse og kan føre til ansættelsesretlige sanktioner såsom advarsel, opsigelse eller i grove tilfælde, bortvisning.
Problemer angående sletning af materiale vil som sagt typisk opstå i en opsigelsesperiode, hvorfor domme herom primært vedrører, om en efterfølgende bortvisning pga. sletningen er berettiget eller ej.
Når man groft misligholder sin ansættelse, vil arbejdsgiveren være berettiget til at afbryde ansættelsesforholdet med øjeblikkelig virkning, altså at bortvise medarbejderen.
Sletning af materiale, som har værdi for virksomheden kan som sagt være udtryk for en illoyal handling og dermed en misligholdelse af ansættelsesforholdet.
Det vil dog altid afhænge af den konkrete situation, om sletningen er grov nok til at bortvise medarbejderen. Bortvisning er nemlig den strengeste ansættelsesretlige reaktion, som en arbejdsgiver kan foretage, idet medarbejderen fra en dag til den næste, står uden job og uden lønindtægt. Det kræver derfor en misligholdelse af særlig grov karakter.
Når man ser på den illoyale handling, vil bortvisningens berettigelse derfor afhænge af en helhedsvurdering af situationen. Herunder har det eksempelvis betydning, hvor stor en værdi de slettede data har for virksomheden, om medarbejderen burde have indset denne værdi, om virksomheden selv har gjort opmærksom på dokumenternes værdi, om virksomheden har en politik for sletning som er brudt, samt om sletningen lader til at være en bevidst handling fra medarbejderens side eller om sletningen i stedet kunne have været sket ved en utilsigtet handling.
Særligt skal det bemærkes, at en bortvisning godt kan være berettiget, selvom det slettede materiale kan genfindes eller genskabes. Her har det betydning, om virksomhedens drift eller arbejdet med det pågældende materiale er vanskeliggjort som følge af medarbejderens sletning.
Medarbejderens hensigt bag sletningen har naturligvis også betydning. Det er særligt skærpende, hvis medarbejderen ikke blot sletter materiale, men måske også videresender materiale til sin private mail ifm. fratræden. Dette kan tale for, at medarbejderens har ilde hensigter med materialet. Indeholder materialet eksempelvis forretningshemmeligheder, kan der også være tale om brud på lov om forretningshemmeligheder eller markedsføringsloven, når medarbejderen videresender og udnytter disse.
Udover at kunne risikere bortvisning, risikerer man som medarbejder også at ifalde erstatningsansvar, og dermed også et økonomisk erstatningskrav, hvis arbejdsgiver lider et tab som følge af misligholdelsen. Dette kræver dog også, at arbejdsgiver kan påvise et tab og kan påvise, at dette tab er som følge af medarbejderens illoyale handling.
Det skal også siges, at det er arbejdsgiver, der har bevisbyrden for, at medarbejderen væsentligt har misligholdt ansættelsen til en sådan grad, at bortvisning er berettiget.
Til sidst skal det også bemærkes, at selv om loyalitetspligten hovedsageligt kun er gældende under ansættelsen, vil man til en vis grad stadig skulle udvise loyalitet efter fratræden også. Endvidere gælder forhold som tavshedspligt og beskyttelse af forretningshemmeligheder naturligvis stadig, selvom man er fratrådt.
Spørg arbejdsgiver ved tvivl!
I sidste ende er det vigtigt, at man ikke sletter materiale, som tilhører virksomheden, uden at have virksomhedens accept hertil. Er du I tvivl om, hvordan du bedst muligt overleverer dine ting ifm. fratræden, eller almindelig oprydning i øvrigt, vil det derfor være en god idé at have en dialog med arbejdsgiver herom. Er du i tvivl, bør du hellere lade materialet ligge på din computer ved fratræden, end at foretage for stor en oprydning heraf.
Har du øvrige spørgsmål til ovenstående anbefaler vi at du kontakter Arbejdsmarkedsafdelingen ved Maskinmestrenes Forening.
Skrevet af juridisk konsulent Kristine Maria Kramer
